De termen ‘High performance’ of ‘Effectieve teams’ worden veel gebruikt in een agile omgeving. High performance wil zeggen dat je als team bijzonder goed presteert. Effectief wil zeggen dat het team doeltreffend is of anders gezegd dat de inspanningen en uitgaven daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. Maar wat bepaalt of je als team effectief bent of goed presteert? Als ik dit aan een Scrum Masters vraag hoor ik vaak als antwoord ‘Dat weet je gewoon als je de ruimte inloopt waar het team zit: Dat merk je aan de energie’. Teamleden geven vaak als antwoord ‘als we de sprint halen’. Wel zo fijn om dit wat meer precies te weten. Hieronder ga ik daar verder op in met daarbij een werkvorm die je in een retro met je team kunt gebruiken.
Wat is een effectief team?
Peter Hawkins (Professor of Leadership at Henley Business School) geeft in zijn boek ‘Leadership team coaching’ de volgende definitie van een effectief team:
“Een klein aantal mensen met complementaire vaardigheden die zich inzetten voor een gemeenschappelijke bedoeling, een set prestatiedoelen en een gedeelde aanpak waarvoor zij zich onderling verantwoordelijk houden. Deze aanpak bevat manieren om effectief te vergaderen en te communiceren die het moreel en de onderlinge afstemming verbeteren. Daarbij werkt het team effectief samen met de belangrijkste stakeholdergroepen. Op een zodanige manier dat de individuen en het team voortdurend kunnen leren en ontwikkelen.”
Een hele mond vol. Maar vervolgens hakt hij definitie in 10 delen, die de moeite waard zijn om verder te verkennen:
- “Een klein aantal mensen”. Dit komt overeen met wat Scrum aanbeveelt: niet meer dan 9 teamleden exclusief Product Owner en Scrum Master. Zo rondom de 10 teamleden bestaat het gevaar dat er subgroepen ontstaan en zal het lastiger zijn om te zorgen voor psychologische veiligheid en om een hecht team te smeden.
- “met complementaire vaardigheden”.Een effectief team heeft voldoende diversiteit in kennis, kunde, karakter en achtergrond. Dit is bevorderlijk voor de creativiteit van het team en zorgt voor een goede kritische houding naar elkaar toe. Het risico is dat bestaande teamleden nieuwe teamleden werven die op hen zelf lijken (dus meer van hetzelfde). Selecteer echter op diversiteit. Hiervoor kan het team zorgen door van te voren een duidelijk profiel op te stellen en de selectie door een tweetal uit het team te laten doen die onderling verschillend zijn (of neem iemand mee die buiten het team staat).
- “die zich inzetten voor”.Dus een team dat samen achter hun bedoeling of purpose staat. Vraag aan de individuele teamleden wat hun individuele ontwikkelbehoefte is en hoe deze overeenkomt met die van het team. Hoe meer dit in lijn is met elkaar, hoe groter de inzet en motivatie zal zijn.
- “een gemeenschappelijke bedoeling”.Wat is de purpose van het team? Wat bereikt het team voor meerwaarde voor haar stakeholders? Zonder een duidelijke bedoeling is de kans groot op verdeeldheid en zal het moeilijk zijn om krachten te bundelen. Een goede purpose zorgt voor richting en energie van het team.
- “een set prestatiedoelen”.Een droom zonder realisatie is een illusie. Het is belangrijk dat het team hun purpose vertaalt in s.m.a.r.t. doelen (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden). Het liefst doelen waarbij het gehele team nodig is om deze te bereiken, omdat dit de onderlinge samenwerking stimuleert. Maak deze visueel en meet ook frequent of een prestatiedoel is bereikt.
- “en een gedeelde aanpak”.Op welke manier werkt het team samen om haar doelen te bereiken? Welk agile framework passen we toe? Welke werkafspraken maken we samen en welke tooling gebruiken wij als team? Vooral bij de opstart van een team is het van belang om dit af te spreken. Toets hierbij ook of de mensen daadwerkelijk achter deze afspraken staan. Dit voorkomt gedoe verder op in de tijd.
- “waarvoor zij zich onderling verantwoordelijk houden”.Dus het eigenaarschap ligt bij het team. We hebben afspraken gemaakt en in hoeverre houden we elkaar aan deze afspraken? Je hebt niet zoveel als team aan afspraken die niet worden nageleefd of verschillend worden geïnterpreteerd. Dus een feedback cultuur is hierbij belangrijk.
- “Deze aanpak bevat manieren om effectief te vergaderen en te communiceren die het moreel en de onderlinge afstemming verbeteren”.Met welke energie verlaten de teamleden (en andere genodigden) de events? Wat doet het team om deze energieker te maken als ze saai zijn en te lang duren? Gaan we hierover mopperen of zorgen we dat dit probleem wordt opgelost?
- “Daarbij werkt het team effectief samen met de belangrijkste stakeholdergroepen”.Vaak wordt het stakeholder management overgelaten aan de Product Owner. Een effectief team doet dat echter samen. Het denkt ook regelmatig samen na over de relaties met de verschillende stakeholders en wat nodig is om deze te onderhouden en verder te ontwikkelen.
- “Op een zodanige manier dat de individuen en het team voortdurend kunnen leren en ontwikkelen”.In een effectief team is er voldoende ruimte om samen te leren en ook ruimte voor de individuen om zich verder te ontwikkelen. Natuurlijk is de retro hiervoor de geëigende plek, maar bespreek ook eens met elkaar hoe leren en ontwikkelen een plek krijgen buiten de retro. Denk bijvoorbeeld aan coaching on the job van elkaar of trainingen die je als team wilt volgen.
Idee voor een Retrospective
Theorie is leuk en het is nog leuker om deze te verbinden aan de praktijk. Daarom hieronder een manier hoe je het bovenstaande kunt gebruiken om met je team tijdens een retro te reflecteren op de vraag ‘Hoe effectief zijn wij als team?’. Hierbij is het ook handig om dit na enige tijd nog eens te herhalen om met elkaar te bekijken hoe het team zich heeft ontwikkeld.
Doel:
Als team meer bewust worden wat het betekent om een effectief team te zijn, Het creëren van een gemeenschappelijke teamvisie hierop en het identificeren van ontwikkelpunten.
Voorbereiding:
- Wat heb je nodig: sticky notes, flip over, stiften en zin.
- Maak een flip over met daarop de 10 aspecten van een effectief team en daarachter 3 kolommen met Start, Stop, Continue.
Stappen:
- 5 minuten: Leg aan het team uit wat de bedoeling is van deze werkvorm: Samen reflecteren op de mate van effectiviteit als team. Deel eventueel deze blog uit om ter voorbereiding door te lezen. Je kunt als warming up ook eerst met het team brainstormen over wat zij denken wat de verschillende aspecten van een effectief team zijn.
- 10 minuten: Vraag aan ieder teamlid om sticky notes te schrijven. Per aspect ‘Start: Waarmee moeten we starten?, Stop: waarmee moeten we stoppen?, Continu? Wat moeten vooral blijven doen?
- 30 minuten: Ontdubbelen en clusteren van wat de teamleden hebben opgeschreven om met elkaar inzicht te krijgen. Belangrijk hierbij is om bij elkaar door te vragen.
- 15 minuten: Conclusie: Bespreek met elkaar wat nodig om effectief te blijven en nog effectiever te worden. Welke 3 acties spreken we voor de komende sprint af?
Tot slot
Voor mijzelf is de motor van ‘effectief worden en zijn’, zorgen dat je als team steeds beter wordt in leren. Dus zorgen voor lerende individuen in lerende teams in een lerende organisatie. Peter Drucker zei ooit ‘Follow effective action with quiet reflection. From the quiet reflection will come even more effective action.’
