Leestijd: 4 minuten

Wij, Caroline Kerkvliet en Eric Schagen, beide werkzaam als Scrum master / Agile team coach komen vaak ‘de waan van de dag’ tegen in onze teams. Wij hebben ons afgevraagd wat bij deze teams (en onszelf) aan de hand is en ook hebben wij verschillende manieren uitgeprobeerd om te leren om te gaan met dit fenomeen. Hieronder delen wij graag onze inzichten, wellicht komen ze jou van pas of geven ze je een idee om hier in jouw team mee om te leren gaan.

Wat is ‘de waan van de dag’?

 ‘De waan van de dag’ hindert teams om te leren of te verbeteren. Hij is aanwezig als aan het begin van de retro wordt vastgesteld dat geen enkele verbeteractie is uitgevoerd. Soms krijgt hij meer stem en stelt hij bijvoorbeeld voor om de retrospective over te slaan of drastisch in te korten. Op internet vonden wij de volgende definitie: ‘iemand die zich in een dwingende stroom activiteiten bevindt, het gevoel heeft geleefd te worden op het werk en onvoldoende aan belangrijke zaken toekomt. Vaak gaat het om veel onverwachte zaken. ‘Waan’ betekent een hardnekkige, niet te corrigeren persoonlijke overtuiging die in strijd is met de objectieve werkelijkheid. Dus eigenlijk is ‘de waan van de dag’ een sterke overtuiging dat bepaald werk belangrijker is dan ander werk.

Tip: Begrijp de achterliggende reden en daag deze uit.

Wat doe je als je deze overtuiging tegen komt? Wij moesten direct denken aan het volgende verhaal: Je ziet ergens in het bos iemand koortsachtig bomen omzagen. Je vraagt hoe lang degene al bezig is. ‘Meer dan vijf uur’ zegt de persoon ‘en ik ben doodmoe’. ‘Maar waarom stop je niet even en maak je de zaag weer scherp?’ vraag je en je zegt daarbij ‘Ik weet zeker dat het dan een stuk sneller gaat’. ‘Ik heb geen tijd om de zaag aan te scherpen’ zegt de man resoluut. ‘Ik moet nog veel te veel zagen’.

Eén van de agile principes is ‘Eenvoud, de kunst van het maximaliseren van het werk dat niet gedaan wordt, is essentieel’. Dus in plaats van harder werken (versnellen), een pas op de plaats maken (vertragen). Dit speelt als je team zegt: we zijn druk aan het ontwikkelen en hebben geen tijd om de retrospective te doen. Wat zou je kunnen doen? Wat helpt is aandachtig luisteren: Vraag aan je team: Wat er gebeurd is, waardoor de acties niet werden uitgevoerd? Bijvoorbeeld: ‘we wilden graag de sprint halen, daarom zijn we niet aan de verbeteracties toegekomen’. Door vijf keer waarom? te vragen(5xwhy) maak je het team bewust van hun achterliggende drijfveer. Vervolgens kun je met elkaar onderzoeken of dit het juiste gedrag is voor deze drijfveer (In dit geval: als we harder werken bereiken we meer resultaat). Je kunt dan het team uitdagen door te vragen of het team met ander gedrag niet meer resultaat zou bereiken.

Tip: Met discipline doorbreek je gewoontes.

‘De waan van de dag’ doorbreken vraagt doorzettingsvermogen van jou als Scrum Master en je team. Consequent zijn is hierin erg belangrijk. Wat helpt is het transparant maken. Bijvoorbeeld door te oormerken hoe vaak dezelfde dingen voorkomen. Vervolgens kun je ook hier 5Xwhy gebruiken om te onderzoeken wat de oorzaak is. Als Scrum Master ben je blij dat je achter een diepliggende oorzaak bent gekomen om daar vervolgens mee aan de slag te gaan. Een techniek uit lean ‘KATA’ kan hierbij goed te pas komen.

Tip: Continu leren vraagt om eigenaarschap van het team.

Een bekende valkuil is dat de Scrum Master de acties noteert aan het einde van de retrospective en in de volgende retrospective aan het team vraagt wat er van de acties terecht is gekomen. Waarop het team de Scrum Master zwijgend aankijkt of aangeeft dat er niets is gebeurd. Hoe komt dat? Omdat je zelf het eigenaarschap over de actie hebt gepakt en niet uit handen hebt gegeven. En hoe meer je dat doet, hoe minder het team zelf initiatief zal nemen. Zorg dat je met elkaar als team verantwoordelijk bent voor het geheel en dat je elkaar leert aanspreken op het nakomen van afspraken. Het is de taak van de Scrum Master om het team hierin te coachen. Wat hierbij helpt is om de retropunten net als de impediments visueel te maken op het teambord en dagelijks in de standup de status te bespreken (als team!). Maak bijvoorbeeld visueel wat het team wil verbeteren in het proces, in het team en op vakinhoud.

Tip: Gebruik je omgeving ter inspiratie.

Wat het team kan motiveren en inspireren om continu te verbeteren, is om als team te weten hoe je in het groter geheel past. Bijvoorbeeld door per kwartaal samen met de andere teams een geprioriteerde Backlog te maken met de thema’s waar de teams het komende kwartaal aan gaan werken. Een extra aandachtspunt hierbij is om te letten op welke vaardigheden de teams hiervoor nodig hebben (skills matrix). Anders bestaat het gevaar dat de teams werk oppakken dat ze niet kunnen realiseren met als gevolg dat het team vastloopt en het zelfvertrouwen daalt. Continu leren in een breder verband stimuleert het continu leren in teams. Als Product Owner, Scrum Master of team moet je niet alleen met je eigen product bezig zijn, maar ook leren om samen te werken en te leren met de andere teams en stakeholders.

Tot slot

De Waan van de Dag is hardnekkig en zal regelmatig de kop opsteken. Wellicht dat de bovenstaande tips je van dienst zijn. Ook leren we graag van jou en horen we graag jou praktijkervaringen.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *